Razumevanje neobvladovane porabe pri nabavi IT opreme

Zbrali smo povratne informacje s strani naših strank in analizirali podatke porabe indirektne IT nabave. S podatki več kot 1000 podjetij zbranih v preteklih 10 letih, smo uspeli določiti vzroke in trende pri neobvladovani nabavi IT opreme.

Vse večje število mednarodnih podjetij išče načine za boljši nadzor nad porabo pri IT nabavi. Obstaja dober razlog za to! 

Neobvladovana poraba povzroča škodo na profitni strani podjetij. Podjetja v  večini primerov ne razumejo, zakja do nje sploh pride. Kot pa najdejo razloge zanjo, pa ugotovijo da trenutni sistem nabave IT opreme ne omogča boljšega nadzora nad njo. Cene " IT dodatkov" in "IT potrošne robe" so se močno zmanjšale v zadnjem desetletju, hkrati pa se je zgodila eksplozija različnih modelov in izvedenk  IT produktov. Vse večji stroški plač pa so po drugi strani izziv za nabavne oddelke in vodje nabavnih oddelkov, ko taka poraba raste, zajeziš jo pa lahko le s povečanjem dela na strani zaposlenih. 

Kaj je neobvladovana poraba? 

Poznan so tudi izrazi "maverick spending", "rogue spending" ali pa "tail spend". Neupravljana, nenadzorovana poraba izven dogovorjenih sporazumov, pogodb. Zgodi se lahko zaradi več različnih razlogov. Pri nabavi IT opreme se ta problem povečuje, posebej ob nakupih cenejših manjših kosov kot so tablice, slušalke, tipkovnice, tonerji ipd.  

Zakaj se neobvladovana poraba sploh pojavlja? 

Eksplozija različnih modelovov in izvedb IT produktov, v povezavi s človeškim nagonom"lahko dobim kar želim, kadar želim", sta glavna vzroka zanjo. Obstajajo pa še tudi bolj sistemski vzroki. 

Slušalke so kategorija IT produktov, ki pred 10 leti skoraj ni obstajala. Vmes pa se je zgodil razvoj spletnih sestankov z uporabo orodij kot so Skype, Microsoft Teams, Zoom, WebEx ipd. , očitno pa je da ljudje potrebujejo rešitev za te inovacije. Vsak človek ima osebne preference in ušesa se lahko med seboj precej razlikujejo. So unikatna. Tudi če želiš, je skoraj nemogoče vpeljati zgolj en tip slušalk za vse zaposlene. Zlasti pa je to očitno pri mednarodnih podjetjih, kjer že same kulturne razlike med narodi naredijo svoje, ljudje pa se razlikujejo tudi lokalno. Tako ti ne preostane drugega, kot da omogočiš lokalne prilagoditve in hkrati sprejmeš tveganje neobladovanja te porabe, saj ti vse lokalne specifike niso znane. 

* Zamuden / neučinkovit nabavni proces = zaposleni se poslužujejo drugih načinov nabave, zlasti za "majhne" artikle.  
* Dobavni čas skozi uradni nabavni kanal ne ustreza zaposlenim glede na dinamiko njihovega dela. 
* Zaposleni imajo občutek da podjetju pomagajo, ker iščejo cenejše alternative izven dogovorjenih pogodb. 
* Nohče ni zaposlenih povedal, da je OBVEZNA uporaba obstoječih/potrjenih dobaviteljev za specifične IT produkte. Občutek imajo, da je to zgolj predlog, ne obveza. 
* Zaposleni težko vidijo celotno sliko. Občutek imajo da nekaj malih nabav ne vpliva na delovanje oz. na rezultat podjetja.  
* Vodje nabave mogoče dovolijo manjše izjeme in zaposleni imajo občutek, da to velja za vse "manjše" artikle. Nabava pa se osredotoča na "večje" artikle. 
* Nasprotujoča si navodila, dovoljenja in odobritve dobaviteljev se pojavljajo takrat, kadar nabava ni centralizirana. 
* Neobvladovana nabava se mogoče zdi manjši problem, ki bi zahteval velike vložke, pa se je zato noben ne loti.  

Negativni učinki neobvladovane porabe pri nabavi IT opreme 

​Zmanjšanje dobička -Čas je denar. Preveč časa se porabi za iskanje "najboljše cene", kar povzroči za večje skupne stroške nabave kosa opreme. Zakaj? Ker upoštevaš porabljen čas za iskanje najboljše cene, kar pa izračunaš na podlagi plače zaposlenega. To postane velik problem, če se sprejme pravilo treh ponudb oz. razpisov tudi za najmanjše kose opreme.  
Izguba produktivnosti - Čas porabljen za iskanje izven dogovorjenih nabavnih kanalov lahko bolje porabite za ustvarjanje vrednosti za podjetje na druge načine. 
Pogodbena nasprotja - Zbiranje količinskih nabav s ključnimi dobavitelji za boljšo ceno je bila ključna komponenta večijne nabavnih strategij pti nabavi IT opreme. Neobvladovana nabava lahko povzroči, da podjetje ne doseže pogodbeno določene minimalne nabave, kar povzroči slabšo nabavno ceno za celotno podjetje. Na dolgi rok lahko to povzroči škodo na odnosih z dobavitelji, v najslabšem primeru celo prekinitev sodelovanja.
Garancija in nivo storitev - Če ne obstaja dogovor oz. pogodba z neobvladovanim dobaviteljem je lahko izvajanje garancijskih zahtevkov resen izziv. Neobvladovani dobavitelji mogoče tudi ne izpolnjujejo zahtev podjetja na področju nivoja storitev, ki jih podjetje potrebuje. Nivo storitev vključuje dobavne roke, ceno, čas porabljen za izvedbo naročila, podpora stranke, hitrost izvajanja garancijskih zahtevkov. 
Pomanjkanje podatkov za analizo - Ni omogočen dostop do enotne baze vseh nabav in tako podatki o nabavah izven enotnega sistema manjkajo. Tako je težko videti in razumeti celotno sliko, iskati nova področja možnih optimizacij pri nabavi IT opreme. 
Obseg dela z računi in papirji - Pametni nabavni sistemi zbirajo posamične nabave v enotne račune. Različne neobvladovane nabave pa zahtevajo veliko časa s strani oddelkov financ, računovodstva ipd. Tako že samo delo z računi in ostalimi papirji prispeva ogromno porabe časa v oddelkih, še zlasti če je neobvladovana nabava redna praksa v podjetjih. Fakture, ki ne vključujejo podatkov o naročilnicah zahtevajo dodaten čas za pravilno knjiženje, povezovanje v ERP sistemih. 
Interne razprtije - Hitro lahko pride do nesporazumov v podjetjih, če lahko nekatere ekipe kupujejo mimo pravil oz. izven dogovorjenih pogodb.   

​Ne glede kateri nabavni sistem uporabljate, pomembno je da ponudnik tega sistema razume temo in vzroke neobvladovane nabave. Ponudil naj bi ustrezne rešitve oz. orodja za njeno zajezitev in zmanjšanje vpliva na vaše podjetje.