Alantra: IT-Beschaffung mit Schnelligkeit und Effizienz lösen

In seiner Markit Forum Virtual 2021 Präsentation “Solving procurement with speed and efficiency”, erklärt Javier Fernández (Head of IT) von Alantra wie er und sein Team die Schwachstellen im globalen IT procurement program identifiziert und gelöst hat.

Im Jahr 2018 wurde der dezentrale IT-Einkauf von Ländermanagern geleitet, die bei den von ihnen bevorzugten Lieferanten einkauften.

Mit unterschiedlichen Beschaffungs- und Abrechnungsprozessen in 20 Ländern war die Situation im Jahr 2018 übermäßig komplex.

Die Alantra-Länder kauften IT zu unterschiedlichen Preisen, mit unterschiedlichen Vorlaufzeiten und in unterschiedlichen Währungen ein. Das Ergebnis: mangelnde Harmonie, begrenzte Kaufkraft und mehrere Ansprechpartner in verschiedenen Ländern/Sprachen.

Daher beschloss Alantra 2018, mit Markit zusammenzuarbeiten, um die Geschwindigkeit und Effizienz seiner IT-Einkaufsprozesse zu verbessern.

Zunächst wurden zwei zentrale Herausforderungen angegangen:

Es war nicht möglich, die Einführungsfristen des Unternehmens einzuhalten, was manchmal dazu führte, dass neu eingestellte leitende Mitarbeiter ihre IT-Hardware nicht immer am ersten Tag einsatzbereit hatten.
Fehlen eines "globalen" Ansatzes und unterstützender Prozesse für die Beschaffung in einem globalen Unternehmen,
Javiers Team bemühte sich zunächst um einige Quick Wins, wie z. B. die Einhaltung von 24/48-Stunden-Fristen, die Vereinfachung des Einkaufsprozesses und die Harmonisierung der Hardware-Auswahl (mehr Sicherheit und die Möglichkeit, neue Funktionen und Merkmale ohne große Tests einzuführen).
Sie führten ein Pilotprojekt in Spanien durch, wo sich fünfzehn Alantra-Einheiten und der Hauptsitz befinden und wo die Komplexität der Markit-Lösung auf eine harte Probe gestellt werden sollte.
Die Hauptprobleme waren:
Inkonsistente Lieferzeiten und nicht eingehaltene Fristen.
Es wurden verschiedene Produktmodelle gekauft (20 verschiedene Modelle, die aus Sicht des IT-Managements nicht sinnvoll waren).
Der Preis, nicht der Wert, war der wichtigste Entscheidungsfaktor.
Mangel an Transparenz und Ausgabenmanagement.

Alle Probleme wurden gelöst, und die Einführung begann, bisher in 11 Ländern.

Als wichtigste Erfolgsfaktoren wurden genannt:

Ein und derselbe einfache webbasierte Beschaffungsprozess für alle Unternehmen und Länder.
Die Möglichkeit, an verschiedenen Standorten durchgängig die gleichen vorrätigen Modelle zu kaufen
24/48-Stunden-Lieferzeiten für viele Artikel
Konsolidierung unserer IT-Lieferanten (in einigen Ländern ist Markit unser einziger Lieferant)
Nutzung des Einkaufsvolumens, um niedrigere Preise zu erzielen.

Es gab auch einen zusätzlichen Nutzen.

Dank der vollständigen Transparenz kann Alantra nun den Bedarf genau vorhersagen und Seriennummern finden (wichtig für die Sicherheit).
Die monatliche Rechnungsstellung aller Rechnungen für die gesamte Gruppe erfolgt jetzt an einem Ort.
Jedes Land hat ein proaktives, lokales Markit-Supportteam (die lokalen Teams stellen sich gegenseitig vor).

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Alantra einen robusten IT-Beschaffungsprozess entwickelt hat, der lokal abgewickelt werden kann, so dass sich das zentrale IT-Team auf andere Bereiche konzentrieren kann.

Alantra sucht nun nach weiteren Prozessverbesserungen für die Einführung in neuen Ländern, z. B. möchte das Unternehmen die Zeit verkürzen, die benötigt wird, um die Geräte zu den Benutzern zu bringen, unabhängig davon, ob diese im Büro oder zu Hause sind.

Außerdem möchten sie, dass die Benutzer einfach nur "einschalten und anschließen" müssen und Laptops mit Computerbild und Sicherheit nach Hause geliefert bekommen.

Das Alantra-Markit-Verfahren wird als nächstes in den USA und in China eingeführt.

Alantra ist zuversichtlich, dass alles gut gehen wird, und wir sind es auch.

Sehen Sie sich die Präsentation auf YouTube an.

Lesen Sei den Markit Forum Virtual 2021 Report oder sehen Sie sich die Präsentationen an:

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