Riflessioni sul Maverick Spending negli Acquisti & Procurement IT 

Sulla base del riscontro dei clienti e dell'analisi dei dati della spesa degli acquisti IT di più di 1000 aziende negli ultimi dieci anni, Markit indentifica cause e tendenze della spesa maverick (fuori contratto) IT.

Un numero crescente di aziende internazionali è alla ricerca di una soluzione per controllare gli acquisti IT fuori contratto (maverick),  con buone ragioni.
La spesa maverick IT sta causando una significativa perdita di profitti per le aziende che non hanno una piena comprensione del motivo per cui si verifica, o ne conoscono effettivamente le ragioni, ma la loro attuale soluzione di approvvigionamento non consente loro di controllare bene la situazione.
I prezzi degli accessori hardware IT e dei materiali di consumo IT sono diminuiti drasticamente nell'ultimo decennio, mentre allo stesso tempo un'esplosione di varietà di prodotti e costi salariali crescenti, obbligano uffici acquisti e direttori acquisti ad affrontare nuove e significative sfide,  visto che la percentuale di spesa incontrollata continuare a salire.

Cos'è la spesa Maverick?
La spesa Maverick, nota anche come rogue o tail spending, è spesa non gestita, non controllata, al di fuori di un contratto concordato e può accadere per vari motivi.Nell'approvvigionamento IT questo è un problema crescente, specialmente nell'acquisto di articoli più piccoli, ad es. tablets, cuffie, tastiere, toner e così via.

Perché si verifica la spesa Maverick?
L'esplosione nella varietà di prodotti disponibili e l'istinto umano di "ottenere ciò che voglio, quando voglio" sono i fattori chiave della spesa Maverick, ma ci sono anche altre cause sistemiche.

Le cuffie sono una categoria di prodotti IT che era quasi inesistente 10 anni fa, ma a causa della crescita dell'utilizzo di sistemi di videoconferenza con Skype, Microsoft Teams, Zoom, WebEx e così via, ovviamente, le persone hanno bisogno di soluzioni per questa tipologia di prodotti.Le persone hanno preferenze personali e le nostre orecchie sono tutte diverse, uniche di fatto, quindi, anche se lo si volesse, non si potrebbe realmente standardizzare con un solo auricolare.Se si è un'organizzazione internazionale con persone che possiedono diversi attributi culturali e fisici, allora è necessario fornire una vasta scelta di opzioni per le cuffie o i rischi di acquisti maverick per questa categoria sono molto alti.

* Processo di acquisto lungo / inefficace = i dipendenti utilizzano un altro metodo di acquisto, in particolare per articoli di piccole dimensioni.
* I tempi di consegna attraverso il canale di approvvigionamento ufficiale non si adattano alle esigenze dell'utente finale.
* I dipendenti pensano di aiutare l'azienda trovando un prezzo migliore altrove, al di fuori del contratto.
* Ai dipendenti non è stato detto che DEVONO utilizzare il sistema / i fornitori concordati per prodotti specifici. Pensano che sia facoltativo.
* I dipendenti non vedono il quadro generale. Immaginano che alcuni piccoli acquisti non abbiano alcun effetto sul benessere dell'azienda o sulla sua redditività
* I responsabili degli acquisti possono consentire alcune spese non gestite e i dipendenti possono supporre che ciò sia per le "piccole cose" poiché gli uffici acquisti si concentrano su articoli più grandi.
* Informazioni conflittuali tra libertà personali e le liste di fornitori da utilizzare possono sorgere in sistemi di acquisto IT non centralizzati
* La spesa maverick potrebbe essere così pervasiva in un'azienda che il management evita di affrontare il problema perché la cura è vista come costosa o complicata

Gli impatti negativi degli acquisti IT Maverick
Riduzione dei profitti - Il tempo è denaro. Si spende troppo tempo a trovare "il miglior prezzo", il che si traduce in un costo totale di acquisto significativamente più elevato quando si considera lo stipendio / tempo di un dipendente. Questo diventa un grosso problema se la politica ufficiale è quella di ottenere offerte / preventivi anche per piccoli oggetti.
Perdita di produttività - Il tempo speso a cercare al di fuori dei canali di acquisto contrattati potrebbe essere speso meglio portando maggiore valore all'azienda in altri modi.
Conflitti nei contratti - Aumentare i volumi con i principali fornitori per ottenere prezzi migliori è una componente chiave di molte strategie di acquisti IT. La spesa Maverick potrebbe comportare il mancato raggiungimento degli obiettivi per raggiungere migliori livelli di valutazione a livello di organizzazione. In ultima analisi ciò può comportare relazioni con i fornitori danneggiate o addirittura interrotte
Non-Compliance dei contratti - Alcuni contratti hanno requisiti minimi di ordine e se questo minimo non viene rispettato (perché i dipendenti acquistano altrove), questo potrebbe portare alla rottura del contratto e potenzialmente danneggiare una relazione con un fornitore preferito.
Garanzie e problemi di SLA - Se non c'è un contratto con il fornitore "maverick", i resi e le riparazioni possono diventare un serio mal di testa. I fornitori non approvati potrebbero non soddisfare gli standard SLA richiesti da un'azienda per la consegna, la qualità, il prezzo, il tempo di acquisto o l'assistenza clienti.
Mancanza di visibilità dei dati - Senza l'accesso a tutti i dati di spesa in un unico sistema, i CPO fanno fatica a comprendere il quadro generale e a concentrarsi sulle possibilità di ottimizzazione degli acquisti IT.
Tempo perso nella gestione delle fatture - I sistemi intelligenti di acquisto IT consolidano gli acquisti in singole fatture. Più acquisti non conformati aumentano il lavoro per il reparto finanziario e la gestione delle fatture ha un costo che aumenta considerevolmente quando la spesa Maverick è pervasiva nella cultura di un'azienda. Le fatture senza ordini di acquisto ufficiali possono comportare un ulteriore dispendio di tempo per risolvere il problema dal reparto finanziario.
Tensioni interne - Se qualche persona o team acquista fuori contratto possono crearsi conflitti interni all'azienda.   

​​Indipendentemente dal fornitore di soluzioni di approvvigionamento IT che utilizzi, è essenziale comprendere i problemi di spesa IT generici e fornire gli strumenti e i controlli necessari per ridurre al minimo l'impatto sulla tua organizzazione.